Software de gestión de Viajes y gastos

No todo sucede en la oficina. Esta es la mejor forma de contabilizar, administrar, reportar y gestionar los gastos de empresa.

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El programa de gestión de viajes y gastos para tu empresa.

Gestiona todo el proceso de viajes, desde la solicitud inicial hasta la aprobación o rechazo de los gastos asociados.

Reduce la carga administrativa del proceso controlando el seguimiento de todas las solicitudes.

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Beneficios de nuestro software de gestión de viajes y gastos.

Mejora la gestión del proceso, define tú los tipos de gasto, automatiza y controla todo el proceso.

Mejora la gestión del proceso y define distintos tipos de gasto.

  • Define las distintas tipologías de conceptos de gasto de viaje y sus importes.
  • Define qué importes están sujetos y exentos de tributación e integra su pago a través de la nómina.
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Todo parametrizado y al detalle.

  • Parametriza políticas de límite de gastos según los distintos colectivos de personas.
  • Establece distintos conceptos y tipos de viaje, definiendo para cada tipo sus características.

Automatiza solicitudes y pagos.

  • Gestiona de forma flexible el proceso de solicitud y aprobación de viajes, así como del pago de los mismos.
  • Establece workflows de autorización en función del tipo de viaje o gasto a realizar.
  • Define diferentes estructuras de aprobación dependiendo del tipo de viaje.
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Controla todo el proceso de viajes y gastos.

  • Haz seguimiento completo de los procesos de solicitud y pago de viajes y notas de gasto: desde la solicitud de viaje por parte del empleado, hasta la aprobación de los gastos por parte del responsable.
  • Visualiza los indicadores en función de diversos criterios de filtrado.

Tu mejor aliado para gestionar viajes y gastos.

Conoce las múltiples funcionalidades de nuestro programa de gestión de viajes y gastos.

Administra los tipos de viaje.

Administra distintos tipos de viaje (locales, internacionales…) y define los tipos de gastos asociados (hotel, transporte…), especificando los parámetros (coste por kilómetro, dietas…).

Límites cuantitativos y cualitativos.

Establece límites cuantitativos (ej. máximo gasto posible por noche) o cualitativos (ej. clase de billete) para cada gasto, teniendo en cuenta los tipos de viaje para cada colectivo de empleados. Para cada tipo de viaje, establece una jerarquía de aprobadores.

Solicitudes de viajes.

Cada usuario puede solicitar fácilmente vía web un nuevo viaje (identificando el tipo de viaje, número de días que solicita y el trayecto).

Aprobación de solicitudes de viajes.

Cuando el empleado realiza la solicitud, se envía una notificación a su manager para que la apruebe o rechace. El empleado recibe la política de gastos asociada al viaje. En caso de aceptación, el proceso de solicitud de viaje se cierra y se inicia el de aprobación de gastos. Si el responsable la rechaza, el empleado recibe notificación de los motivos.

Envío de gastos.

Una vez realizado el viaje, el empleado introduce los gastos por conceptos, adjunta los recibos y los envía para su aprobación. Puede introducir gastos en diferentes tipos de moneda, registrándose el cambio aplicado y cómo se ha pagado cada gasto (efectivo, tarjeta de empresa o personal). Posibilidad de capturar el ticket de gasto con la app Endalia Mobile.

Aprobación de gastos.

La persona establecida como aprobador de viaje puede rechazar los gastos (el empleado los deberá revisar) o aprobarlos, en cuyo caso se notifica al empleado, el proceso de aprobación de gastos se cierra y la información va al departamento de pagos.

Seguimiento y monitorización.

El gestor puede ver toda la información de viajes en una ventana de monitorización del entorno de gestión, donde supervisa el estado de las solicitudes y puede establecer distintos filtros (solicitudes, fechas, costes…).

Extracción de informes.

Extracción de datos a Excel y generación de múltiples informes en diferentes formatos (PDF, HTML, Word). Generación de diversas estadísticas de gastos.

Conexiones con otros productos.

Con el módulo de >Organización y personas, la responsabilidad de aprobación puede asociarse a la estructura organizativa. Posibilidad de establecer la aprobación de gastos a una estructura matricial de gestión de proyectos.

Hub de gestión y procesos.

Descubre más sobre el Hub de gestión y procesos y sobre el resto de sus módulos:

Prevención de riesgos laborales
Workflows
Dashboards
endalia hr software power bi Software de gestión de viajes y gastos
formulario

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